Gallup: Näin ISS:läisten tiimipalaverit sujuvat myös poikkeusaikana

Kysyimme kolmelta tiimipalaverien vetäjältä, millaisia hyviä palaverikäytäntöjä heillä on. Millaisia aiheita palavereissa käsitellään ja mikä on salaisuus niiden onnistumiseen poikkeusaikana? Nyt laitetaan hyvät tiimipalaverikäytännöt jakoon!

Anu Meriluoto, palvelupäällikkö

Olen huomannut, että tiimipalaverit on parasta pitää säännöllisesti, aina samaan aikaan. Se auttaa tiimiä suunnittelemaan päivän työt. Toki vaihtelu virkistää, ja viimeksi vietimmekin tiimipäivää metsässä. Meillä ei ollut virallista asiaa, vaan keskityimme mukavaan yhdessäoloon. On tärkeää poiketa välillä normaalista arjesta.

Runsas kuukausi sitten otimme käyttöön Microsoftin Kaizala-viestintäsovelluksen, jolla pidämme tiimin kesken päivittäin yhteyttä. Kaizalan avulla saan akuutit asiat kerrottua välittömästi koko tiimille, eikä meidän tarvitse odottaa seuraavaan tiimipalaveriin. Sovelluksessa voi myös järjestää helposti kyselyitä. Viimeksi kyselin, kuka tarvitsee uudet liukuesteet kenkiin.

Tiimipalavereissa käsittelemme aina jotakin turvallisuuteen liittyvää asiaa. Yleensä se on jotain ajankohtaista, kuten säähän, asiakkaan toimintaan tai mahdollisiin vaaratilanteisiin liittyvää. Myös kehut ja onnistumiset toki hehkutetaan yhdessä.

Tiimipalaverit ovat koko tiimille tärkeitä. Koronavirustilanteen aikana olemme pitäneet läsnäolopalavereita normaalia harvemmin, ja tiimiläiset ovat jo välillä kyselleet, milloin taas nähdään. Koronan takia olemme kokoontuneet mahdollisimman isoihin tiloihin, jotta turvavälit varmasti säilyvät.

Paula Piirainen, palvelupäällikkö

Tiimimme työviikko alkaa maanantaisin tiimipalaverilla. Mielestäni on hyvä pitää kiinni paitsi siitä, että palaverit järjestetään säännöllisesti, myös siitä, että palaveri loppuu ajallaan. Jos palaverit meinaavat joka viikko venyä, keskittyminen helposti harhautuu.

Valmistelen asioita tiimipalaveria varten läpi viikon. Kirjaan ylös ranskalaisilla viivoilla, mitä tiimin kanssa pitää seuraavalla viikolla käydä läpi. Pidän tiimipalaverit useimmiten sekä suomeksi että englanniksi. Tiimissäni on työntekijöitä, joiden äidinkieli ei ole suomi, ja haluan varmistaa, että kaikki ymmärtävät.

Käymme aina läpi turvallisuuteen liittyvää materiaalia. Mielestäni on tärkeää, että olen itse sisäistänyt materiaalin jo ennen palaveria, sillä vain siten voin vakuuttaa tiimin tärkeästä asiasta. Tänä koronavirusvuonna olen ottanut tavaksi pitää tiimipalaverit tilanteen niin vaatiessa Teamsissa. Pelkästä puheesta viesti ei mielestäni välity samalla lailla koko tiimille – erityisesti, jos tiimissä on edustettuna useampia eri äidinkieliä. Olen saanut tiimiläisiltäni kehuja tiimipalaverimateriaaleistani ja asioiden havainnollistamisesta.

Pirjo Pellikka, palveluesimies

Olen saanut tiimiltäni hyvää palautetta siitä, että järjestän palaverit säännöllisesti. Tiimipalavereissa jokainen saa kertoa mielipiteensä ja pääsee vaikuttamaan. Kynnys pyytää apua muilta tiimiläisiltä laskee. Tiimipalaverissamme oman puheenvuoron saa aina myös kohteen ohjaaja, joka nostaa esiin tärkeiksi kokemiaan asioita.

Tiimipalavereille toimii pohjana kuukausittainen esimiesviesti. Siitä poimin turvallisuusasiat, joita puimme palaverissa yhdessä. Lisäksi keskustelemme erilaisista turvallisuushavainnoista. Viimeksi esimerkiksi pohdimme sitä, kuinka menetellä, jos asiakas jättää laboratorion altaaseen astioita, joissa on vielä nestettä – emme voi pestä altaita tai poistaa astioita, jos emme tiedä niiden sisältöä.

Poikkeusaikana olemme pitäneet tiimin kanssa yhteyttä sähköpostitse ja ISS:llä käytössä olevilla mobiilisovelluksilla. Tiimipalaveriaineistot pyrin kuitenkin aina viemään kohteisiin paperisina versioina, jotta kaikki pääsevät varmasti tutustumaan niihin. Poikkeusaika on tuonut entistä selvemmin näkyväksi sen, että yhdessä tekemällä saadaan asiat toimimaan.