Terveiset tietohallinnosta: näissä merkeissä kului toukokuumme

Terveiset tietohallinnosta: näissä merkeissä kului toukokuumme

Pyysimme IT-tiimiämme kirjaamaan kuukauden aikana työpäiviensä ja projektiensa kulkua. Näin meille muille muodostuu selkeämpi kuva, mitä kaikkea heidän työpöydillään tapahtuu ja miten monin tavoin heidän työnsä näkyy jokaisen ISS:läisen arjessa.

Kuvassa ylhäällä Roni Tindell ja Kalle Karlstedt, alhaalla Eija Aspelin ja Eliisa Jauhiainen.

Roni Tindell, ratkaisuarkkitehti

”Toukokuussa työstin useaa uutta integraatiota yhteistyössä ISS:n liiketoiminnan henkilöiden kanssa. Ai mikä on integraatio? Sillä tarkoitetaan tiedon siirtymistä järjestelmästä toiseen. Lisäksi kehitin olemassa olevia integraatioita vastaamaan paremmin liiketoiminnan tarpeita.

Merkittävin projektini on nykyinen FMS-järjestelmämme. FMS tulee sanoista Facility Management System eli kiinteistöhallintajärjestelmä. FMS on tietojärjestelmäkokonaisuus, jota käytetään muun muassa palvelukeskuksessa, työmääräysten raportoinnissa kentällä, ennakkohuoltojen suunnittelussa ja hallinnassa sekä tila- ja tarjoiluvarauksissa. ISS:n asiakkaille FMS näkyy esimerkiksi vikalomakkeina, sähköpostikalenterin neuvotteluhuonevaraustoimintona tila- ja tarjoiluvarauksina ja asiakasraportointeina. Oma toimintani näkyy ISS:n asiakasrajapinnassa asti – olen tässä aktiivisesti mukana.

Yhdessä Eliisan kanssa kehitämme FMS-järjestelmän seuraavaa versiota 2.0 yhteistyössä liiketoiminnan, konsernin ja toimittajien kanssa. Kyseessä on ISS:n konsernin historian suurin tietojärjestelmäprojekti, joka näkyy ISS:läisten arjessa vasta myöhemmin.”

Eliisa Jauhiainen, ratkaisuarkkitehti

”Olen opiskellut uutta HRM-järjestelmää nopeaan tahtiin. Uuden omaksumisen ohella olen selvitellyt esimerkiksi lomailmoituksen lähettämiseen, työsopimusten päivittymisiin ja uusien työntekijöiden lisäämisiin liittyviä tyypillisiä henkilöstöjärjestelmän ongelmatilanteita.

Ronin kanssa työstämme FMS@ISS 2.0 -projektia, jonka myötä otetaan käyttöön Tririga-niminen uusi ratkaisu. Työ pitää sisällään esimerkiksi nykyisten toimintatapojen mallintamista ja dokumentointia sekä sovittamista uuteen järjestelmään. Tutkittavana on ollut muun muassa työmääräysten siirtyminen järjestelmästä työntekijän mobiilisovellukseen. Pidimme muun muassa työpajan palvelukeskuksen asiantuntijoiden kanssa ja kävimme läpi, kuinka palvelupyyntöjen käsittely uudessa järjestelmässä tulee tapahtumaan.

Pidän jatkuvasti silmällä IT-tiimille osoitettuja tikettejä ja kehitän ympäristöä, jonka kautta tikettejä käsittelemme. Tämä työ pitää minut ajan tasalla siitä, mitä kaikkea muut tiimissämme tekevät.”

Kalle Karlstedt, SAP-järjestelmäpäällikkö

”Minua on työllistänyt kevään aikana taloushallinnon toiminnanohjausjärjestelmä eli SAP, johon kirjataan kaikki ISS Suomen talousluvut. SAPiin perustetaan uudet asiakkaat ja toimittajat, ja sitä kautta laskutetaan asiakasta. Koko SAPissa tapahtuva ketju on monivaiheinen ja päättyy aina siihen, kun asiakas maksaa laskun ja raha kirjautuu ISS:n tilille.

SAPista ja muista järjestelmistä tiedot siirretään johdon omaan raportointijärjestelmään (JohtISS). Sinne siirtyy tietoa muun muassa myynnin asiakkuudenhallintajärjestelmästä (CRM), palkkajärjestelmästä (MBP) ja turvallisuushavaintosovelluksesta (LuurISSa). JohtISS visualisoi kaikki tiedot ja luvut yhteen paikkaan raporttia varten.

SAPin ja Johtiksen ylläpitotyöt ja pienkehitys kuuluvat jokapäiväiseen työhöni. Kevään aikana olen työstänyt laskuille laskutuslisätoiminnon, ja seuraavaksi raportointiin lisätään ajoneuvojen ja koneiden raportointi.”

Eija Aspelin, tietohallintojohtaja ja tiimin vetäjä

”Minua ja ratkaisuarkkitehti Tuomo Koskea työllisti toukokuun aikana erityisen paljon 25.5. voimaan tullut EU-tietosuoja-asetus. Kaikkien IT-palveluita ja järjestelmiä toimittavien yritysten kanssa on jouduttu tekemään erillinen tietojenkäsittelysopimus, jolla varmistetaan, että yritykset noudattavat myös yhteistyössämme uuden asetuksen mukaisia vaatimuksia. Käytännössä tämä on tarkoittanut lukuisia Skype-palavereita pääjuristimme Anne Järven johdolla.

Tuomo on myös työstänyt tietosuoja-asetukseen liittyvää koulutusmateriaalia, jotta jokainen ISS:läinen ymmärtäisi omassa toiminnassaan, miten tämä asetus muuttaa käytännön työskentelyä.

Eliisan ja TTT-tiimimme kanssa olemme määritelleet, mihin suuntaan työturvallisuuteen ja työhyvinvointiin liittyviä järjestelmiä pitäisi kehittää. Työturvallisuuden osalta merkittävä uudistus oli LuurISSa-sovelluksen lanseeraus huhtikuussa. Sen avulla turvallisuushavaintojen tekeminen on paljon aiempaa nopeampaa ja vaivattomampaa. Työhyvinvoinnin osalta aloitetaan kesälomien jälkeen pilotti, jossa esimiehet käyttävät Mehiläisen omaa Esimieskompassia. Syksyn kuluessa näemme, miten hyvin tämä toimii käytännössä.”

Kaikkien kehitysprojektien ja teknologisten käyttöönottojen lisäksi tietohallintotiimi haluaa palvella loppukäyttäjiään mahdollisimman hyvin, nopeasti ja tehokkaasti. Tästä syystä alkuvuodesta otettiin käyttöön tietohallintotiimin oma tiketöintijärjestelmä. Sinne siirtyvät automaattisesti kaikki tiimille saapuvat viestit, joista jokaisesta muodostuu oma, seurattava tiketti. Toukokuussa suoraan tietohallinnolle kohdistettuja tikettejä syntyi noin 1 200. Se on suurin piirtein saman verran kuin Atean asiakastuki saa kuukaudessa.

Ronin, Eliisan, Kallen, Eijan ja Tuomon lisäksi tietohallintotiimissä haasteita ratkovat ja innovaatioita luovat ratkaisuarkkitehdit Vellu Vuorio, jonka vastuulla ovat loppukäyttäjä- ja tietoliikennepalvelut sekä Lauri Pihlajasalo, joka hoitaa tietohallinnon konesalipalveluita lukuisten järjestelmähankkeiden lisäksi. Järjestelmäpäällikkö Marika Tuomisen vastuualueena on Kiinteistön ylläpitopalveluiden Ecom-järjestelmä.

Teksti: Kaisa-Leena Laine