Terveiset hankintaosastolta: vilskettä riittää

Terveiset hankintaosastolta: vilskettä riittää

Kilpailutuksia, asiakaspalvelua, jos jonkinlaista raportointi- ja seurantajärjestelmää sekä runsain määrin sopimusneuvotteluja. Ja siihen päälle tietysti säännölliset tiimi- ja kumppanipalaverit sekä sähköpostiliikenne. Pyysimme hankintatiimiä pitämään kuukauden ajan päiväkirjaa meneillään olevista projekteista ja muista työtehtävistä.

Kuvassa ylhäällä Anne Kortelainen, Erkan Yilmaz, Katri Rissanen ja Pekka Saarinen sekä alhaalla Sanna Rautio, Ulla Jousimaa ja Peter Metsälä.

Sanna Rautio, kehityspäällikkö

Kokonaisuutena kesä ja alkusyksy ovat olleet aikamoista hoppua ja tulipalojen sammuttelua. Kiirettä lisäsi tietysti osaltaan lomakausi.

Iso osa päivittäisestä työstäni on tällä hetkellä sisäistä asiakaspalvelua. Kentältä tulevat monenlaiset pyynnöt ja kysymykset ovat tärkeitä ja kiireellisiä, ja usein kysyjän vastausta odottaa loppuasiakas. Kehitän myös selkeitä toimintatapoja ja prosesseja, jotka auttaisivat loppuasiakasta löytämään itse ratkaisuja eri tilanteisiin.

ISS:llä on käytössä hankintajärjestelmä HankkISS, ja me toimimme sen loppukäyttäjätukena. Nyt myös ruokailupalvelut ovat alkaneet tilata raaka-aineensa Hankkiksen kautta, ja se on asettanut uudenlaisia tarpeita vasteajalle. Siivousmateriaalien tilauksissa asian hoitaminen 24 tunnin sisällä on kelpo taso, ruokailupalveluiden tilauksissa jo 24 minuuttia voi olla pitkä aika odottaa vastausta. Olemme tehneet tässä uudessa tilanteessa parhaamme; jokainen ongelmatilanne on mahdollisuus kehittyä ja parantaa toimintaa.

Koko ISS-konsernissa otetaan käyttöön toimitusketjujen riskienhallintatyökalu Achilles. Olemme keränneet Annen kanssa Achillesta varten valtavan määrän suomalaisten toimittajien yhteystietoja. Yhteystietoja on tarvittu myös ei-sopimustoimittajien sähköpostikyselyä varten; meidän on varmistettava heidän hyväksyneen ISS:n menettelytapasäännöt ja vaatimukset. Sopimustoimittajien osalta nämä seikat on kirjattu sopimukseen.

Olen myös rakentanut hankinnan verkkokurssia. Jokaisella ISS:läisellä tulisi olla ymmärrys hankinnan perusasioista, ja sitä pystymme toivottavasti verkkokurssin avulla lisäämään.

Ulla Jousimaa, Category Manager, Cleaning & Catering

Meillä on konsernitasolla käytössä raportointijärjestelmä Sievo, jossa seurataan muutamia tunnuslukuja. Niistä tärkein on spend under contract, johon vaikuttaa heti jos sopimusta ei ole kirjattu arkistoon tai kategorialuokitteluissa on puutteita. Teenkin luokittelua säännöllisesti, ja nyt olen vienyt Sievoon myös ensi vuoden projekteja. Sievoon liittyen meillä oli myös vuosittainen workshop, jossa tarkistettiin luokittelujen oikeellisuutta.

Olemme ahertaneet syksyn kilpailutuksien ja niiden valmisteluiden parissa. Suuriin kilpailutuksiin liittyy aina monenmoista datankeruuta ja suunnittelua, joissa Anne on ollut apunani. Astiakilpailutuksen osalta olen neuvotellut kilpailutukseen osallistuneiden toimittajien kanssa sekä työstänyt yhteenvetoa. Kehitysryhmien asiantuntemus on meille korvaamatonta esimerkiksi tuotteiden määrittelyyn ja toimittajien arviointiin liittyen.

Tiettyjä toimittajia tavataan säännöllisesti, esimerkiksi Kespron kanssa meillä on kuukausipalaveri. Lisäksi vastaan paljon tuote- ja muihin tiedusteluihin sähköpostitse ja selvittelen kaikenlaisia asiakkuuksissa ilmenneitä pulmatilanteita. Yksi esimerkki elokuulta on käsipyyhkeiden vuoksi tukkeutuvat wc:t, johon pähkäiltiin paperitoimittajan kanssa ratkaisua. Selvisi, että toimittajalla on tarjolla Easy Flush -käsipaperi, joka hajoaa vedessä normaalia käsipaperia paremmin. Tässä tapauksessa ei haluttu ottaa mitään riskejä ja päädyttiin siihen, ettei käsipyyhkeitä laiteta wc-koppeihin tarjolle ollenkaan.

Lisäksi osallistuimme Sannan kanssa ISS Groupin Procurement Academyn koulutussessioihin. Kaikille hankinnan työntekijöille tarkoitettu koulutussarja kestää kaiken kaikkiaan lähes kaksi vuotta.

Pekka Saarinen, hankintapäällikkö, kiinteistön ylläpidon alihankinta

Käyn päivittäin neuvotteluita, joissa on tavoitteena solmia uusia valtakunnallisia alihankintasopimuksia. Sopimusneuvottelut ovat usein pitkiä prosesseja ja saattavat kestää viikkoja, jopa kuukausia. Kilpailutan uusia alihankkijoita myös sähköisen kilpailutusjärjestelmän kautta. Tällä hetkellä on menossa valtakunnallinen hiekka-alihankintaneuvottelu.

Toiveita kilpailutuksista ja uusista alihankkijoista tulee avainasiakkuuksistamme tai esimerkiksi työturvallisuustiimiltä, joka hiljattain pyysi neuvottelemaan nastarenkaat henkilökunnalle työmatkapyöräilyyn.

GDPR-tietosuoja-asetukseen liittyvät asiat ovat olleet myös hankintatiimin pöydällä. Aiheeseen liittyviä neuvotteluja on käyty toimittajien kanssa viime kuukausina. Päälakimiehemme Anne Järvenkanssa olemme käyneet alihankintasopimusten juridiikkapuolta läpi.

Anne Kortelainen, hankintakoordinaattori

Tiimin uusimpana tulokkaana olen opiskellut muun muassa Hankkiksen käyttöä ja toimintoja nopeaan tahtiin. Opastan käyttäjiä HankkISS-tilauksiin liittyvissä asioissa.

Seuraan jatkuvasti hankinnan yhteistä sähköpostia ja pyrin varmistamaan, että kysymyksiin vastataan mahdollisimman pian ja että järjestelmään tai tilauksiin liittyvät ongelmat ratkaistaan ripeästi.

Merkittävä osa työajastani menee TASKI-yhdistelmäkoneiden hallinnointiin. Tämä pitää sisällään muun muassa konetilausten tallentamisen AssetMasteriin sekä koneiden tietojen päivittämisen SAPiin. TASKI-koneiden seurantajärjestelmä IntelliTrailin hallinnointi on myös vastuullani, ja päivitän sitä jatkuvasti kun koneisiin tulee muutoksia.

Olen opiskellut sähköisten kilpailutusjärjestelmien (Mercell ja Scanmarket) käyttöä ja osallistunut viime aikoina useamman kilpailutuksen valmisteluun.

Katri Rissanen, hankintajohtaja

Olen vienyt audit-asioita eteenpäin yhdessä Sannan ja Pekan kanssa. Kävimme läpi sisäisen tarkastuksen kanssa audit-raportteja ja suunniteltuja toimenpiteitä. Globaalissa yrityksessä hankinnan prosessien tulee kattaa tietyt vaatimukset.

Suomella on tärkeä rooli projektissa, jossa käydään läpi eri vaihtoehtoja turvapalveluiden tuottamisessa ISS:n asiakkaille Pohjois-Euroopan alueella. Meillä on vaihtoehtona joko kilpailuttaa palvelut sähköisen kilpailutusjärjestelmän kautta tai käydä suoraan neuvotteluja toimittajien kanssa. Meillä on tässä projektissa mukana ISS:n Pohjois-Euroopan hankintajohtaja sekä tanskalaiset konsultit.

Monenlaiset tapaamiset vievät ison siivun työajastani. Toimittajien lisäksi olemme tavanneet asiakkaita ja heidän hankintapäälliköitään ja tarjonneet heille palveluitamme ja tuotteitamme.

Syksyn kilpailutuksia on valmisteltu koko tiimin voimin. Kilpailutusprosessit vaativat paljon taustatietojen keräämistä, monenlaista yhteydenpitoa ja useita neuvotteluja jokaisen toimittajaehdokkaan kanssa.

Tiiminvetäjänä ja esimiehenä työkenttääni kuuluvat myös kehityskeskustelut ja niiden seuranta, budjetin laatiminen sekä win-roomiin osallistuminen.

Sannan, Ullan, Pekan, Annen ja Katrin lisäksi hankintatiimissä vaikuttavat Category Managerit Peter Metsälä ja Erkan Yilmaz.